De notulen van de AV opstellen: verplichte vermeldingen, handtekeningen en model

Door Équipe Immio·Bijgewerkt op 7 juli 2026·7 min leestijd

Wie stelt de notulen op en wanneer?

De syndicus stelt de notulen van de beslissingen op tijdens de zitting, niet erna (art. 3.87, § 10). De tekst moet dus afgewerkt en ondertekend zijn vóór de deelnemers de zaal verlaten. De vergadering duidt bij de opening een voorzitter aan (een mede-eigenaar [TE VERIFIËREN]) en in de praktijk een secretaris.

Wat zijn de verplichte vermeldingen?

• •De genomen beslissingen, nauwkeurig en zelfstandig geformuleerd;
• •De behaalde meerderheid per beslissing (stemmen voor, tegen, onthoudingen, in aandelen);
• •De naam van de mede-eigenaars die tegenstemden of zich onthielden (art. 3.87, § 10);
• •De aanwezigheidslijst en de volmachten, als bijlage, met de quorumberekening;
• •Plaats, datum, uur van opening en sluiting, en de samenstelling van het bureau.

Wie moet de notulen ondertekenen?

Op het einde van de zitting en na lezing worden de notulen ondertekend door de voorzitter, de secretaris en alle op dat ogenblik nog aanwezige mede-eigenaars of hun volmachtdragers (art. 3.87, § 10). Een weigering om te tekenen wordt genoteerd maar tast de geldigheid van de beslissingen niet aan [TE VERIFIËREN].

Wat gebeurt er na de zitting? De termijn van 30 dagen

De syndicus neemt de beslissingen binnen dertig dagen op in het register van de beslissingen en bezorgt de notulen binnen dezelfde termijn aan de mede-eigenaars en, in voorkomend geval, aan de andere syndici (art. 3.87, § 12). Het register is hét referentiedocument: de notaris raadpleegt het bij een verkoop, de advocaat bij een geschil.

Notulen en vordering tot vernietiging: welk verband?

Elke mede-eigenaar kan binnen vier maanden na de vergadering de vernietiging of wijziging van een onregelmatige, bedrieglijke of onrechtmatige beslissing vragen aan de vrederechter (art. 3.92, § 1). De notulen zijn het centrale bewijsstuk: ze bewijzen de inhoud van de beslissing, de meerderheid en de positie van elke mede-eigenaar. Wie voorstemde, is in principe onontvankelijk — vandaar het belang van de naamsvermelding van tegenstemmers en onthouders.

NOTULEN VAN DE [GEWONE / BUITENGEWONE] ALGEMENE VERGADERING

Vereniging van mede-eigenaars: [Residentie / adres]
KBO-nummer: [xxxx.xxx.xxx]
Datum: [datum] — Plaats: [adres]
Opening: [uur] — Sluiting: [uur]

BUREAU
Voorzitter: [naam] (mede-eigenaar)
Secretaris: [naam]
Syndicus (opstelling): [naam]

AANWEZIGHEDEN EN QUORUM
Aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars: [n] op [totaal], samen [x]/[totaal] aandelen.
Volmachten: [lijst in bijlage].
Het quorum van art. 3.87, § 5 BW is [bereikt / niet bereikt].

BESLISSINGEN

Punt 1 — [Exacte titel van het agendapunt]
Beslissing: [nauwkeurige en zelfstandige tekst]
Stemming: VOOR [x aandelen] — TEGEN [x aandelen] — ONTHOUDINGEN [x aandelen]
Stemden tegen: [namen] — Onthielden zich: [namen]
Vereiste meerderheid: [volstrekt / 2/3 / 4/5] — Beslissing [aangenomen / verworpen].

Punt 2 — […]

SLUITING
Na lezing worden deze notulen op het einde van de zitting ondertekend door de voorzitter, de secretaris en de nog aanwezige mede-eigenaars of hun volmachtdragers (art. 3.87, § 10 BW).

De syndicus neemt de beslissingen binnen dertig dagen op in het register en bezorgt de notulen aan de mede-eigenaars (art. 3.87, § 12 BW).

Handtekeningen:
De voorzitter: ______________
De secretaris: ______________
De aanwezige mede-eigenaars: ______________

Version française