Rédiger le procès-verbal d'AG : mentions obligatoires, signatures et modèle

Par Équipe Immio·Mis à jour le 7 juillet 2026·7 min de lecture

Qui rédige le procès-verbal et quand ?

C'est le syndic qui rédige le procès-verbal des décisions, et il le fait pendant la séance, pas après (art. 3.87, § 10 Code civil). Cette exigence, souvent méconnue, a une conséquence pratique majeure : le texte des décisions doit être finalisé et signé avant que les participants ne quittent la salle. Un procès-verbal rédigé de mémoire quelques jours plus tard ne respecte pas la loi et fragilise les décisions.

L'assemblée désigne à l'ouverture un président (un copropriétaire — le syndic ne préside pas [À VÉRIFIER — l'art. 3.87 impose que l'AG soit présidée par un copropriétaire]) et, en pratique, un secrétaire. Le syndic tient la plume ; le bureau contrôle la fidélité du texte.

Quelles sont les mentions obligatoires ?

• •Les décisions prises, formulées de manière précise et autonome — chaque décision doit être compréhensible sans se référer à d'autres documents ;
• •La majorité obtenue pour chaque décision (voix pour, contre, abstentions, exprimées en quotités) ;
• •Le nom des copropriétaires qui ont voté contre et de ceux qui se sont abstenus (art. 3.87, § 10) — mention capitale, car elle conditionne le point de départ pratique d'une action en annulation ;
• •La liste des présences et des procurations, annexée au procès-verbal, avec le calcul du quorum à l'ouverture ;
• •Le lieu, la date, l'heure d'ouverture et de clôture de la séance, et la composition du bureau.

Qui doit signer le procès-verbal ?

À la fin de la séance et après lecture, le procès-verbal est signé par le président, par le secrétaire désigné à l'ouverture et par tous les copropriétaires encore présents à ce moment ou leurs mandataires (art. 3.87, § 10). Le départ de certains copropriétaires en cours de séance n'empêche pas la signature : seuls ceux encore présents signent. Le refus de signer d'un copropriétaire présent est mentionné au procès-verbal mais n'affecte pas la validité des décisions [À VÉRIFIER — conséquence exacte d'un refus de signature].

Que se passe-t-il après la séance ? Le délai de 30 jours

Le syndic consigne les décisions dans le registre des décisions de l'assemblée générale dans les trente jours suivant l'assemblée, et transmet le procès-verbal dans le même délai aux copropriétaires et, le cas échéant, aux autres syndics (art. 3.87, § 12). Si le syndic est en défaut, chaque copropriétaire peut lui en demander copie ; le registre peut être consulté par tout copropriétaire au siège de l'association.

Le registre des décisions est le document de référence de la copropriété : c'est lui que consultera le notaire lors d'une vente (pour l'état daté), l'avocat en cas de litige, ou le nouveau syndic lors d'une reprise de mandat. Sa tenue rigoureuse est une obligation du syndic.

Le tableau récapitulatif des étapes

Procès-verbal et action en annulation : quel lien ?

Tout copropriétaire peut demander au juge de paix l'annulation ou la réformation d'une décision irrégulière, frauduleuse ou abusive dans les quatre mois de l'assemblée générale (art. 3.92, § 1er). Le procès-verbal est la pièce centrale de ce contentieux : il prouve le contenu exact de la décision, la majorité obtenue et la position de chaque copropriétaire. Un copropriétaire qui a voté pour une décision est en principe irrecevable à en demander l'annulation — d'où l'importance de la mention nominative des votes contre et des abstentions.

PROCÈS-VERBAL DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE [ORDINAIRE / EXTRAORDINAIRE]

Association des copropriétaires : [Résidence / adresse]
Numéro BCE : [xxxx.xxx.xxx]
Date : [date] — Lieu : [adresse]
Ouverture de la séance : [heure] — Clôture : [heure]

BUREAU
Président : [nom] (copropriétaire)
Secrétaire : [nom]
Syndic (rédaction) : [nom]

PRÉSENCES ET QUORUM
Copropriétaires présents ou représentés : [n] sur [total], détenant [x]/[total] quotités.
Procurations : [liste en annexe].
Le quorum de l'art. 3.87, § 5 C. civ. est [atteint / non atteint].

DÉCISIONS

Point 1 — [Intitulé exact du point de l'ordre du jour]
Décision : [texte précis et autonome de la décision]
Vote : POUR [x quotités] — CONTRE [x quotités] — ABSTENTIONS [x quotités]
Ont voté contre : [noms] — Se sont abstenus : [noms]
Majorité requise : [absolue / 2/3 / 4/5] — Décision [adoptée / rejetée].

Point 2 — [Intitulé]
[…]

CLÔTURE
Lecture faite, le présent procès-verbal est signé en fin de séance par le président, le secrétaire et les copropriétaires encore présents ou leurs mandataires (art. 3.87, § 10 C. civ.).

Le syndic consignera les décisions au registre et transmettra le procès-verbal aux copropriétaires dans les trente jours (art. 3.87, § 12 C. civ.).

Signatures :
Le président : ______________
Le secrétaire : ______________
Les copropriétaires présents : ______________

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