Vrijwillige syndicus: verplichtingen, aansprakelijkheid en goede praktijken
Door Équipe Immio·Bijgewerkt op ·7 min leestijd
Snel antwoord
Elke mede-eigenaar kan vrijwillige syndicus zijn, zonder BIV-erkenning. Hij heeft exact dezelfde wettelijke verplichtingen als een professionele syndicus: KBO-inschrijving, schriftelijk contract, gescheiden bankrekeningen, boekhouding, oproeping van de AV en uitvoering van haar beslissingen. Zijn burgerlijke aansprakelijkheid geldt onverkort — een BA-verzekering is onmisbaar.
Wie kan vrijwillige syndicus zijn?
Elke mede-eigenaar van het gebouw kan door de algemene vergadering als syndicus worden aangesteld, zonder erkenning van het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV). De BIV-erkenning is enkel vereist om beroepsmatig syndicus te zijn voor derden. Het mandaat duurt maximaal drie jaar en is enkel hernieuwbaar bij uitdrukkelijke beslissing van de AV.
Welke wettelijke verplichtingen heeft de vrijwillige syndicus?
De wet maakt geen onderscheid: de vrijwillige syndicus draagt dezelfde verplichtingen als de professional. De belangrijkste:
- •De VME en zijn eigen aanstelling inschrijven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen;
- •Een schriftelijk contract sluiten met de vereniging van mede-eigenaars;
- •Twee aparte bankrekeningen openen op naam van de VME: werkkapitaal en reservekapitaal;
- •De boekhouding voeren en de jaarrekening voorleggen aan de AV;
- •De algemene vergadering bijeenroepen en haar beslissingen uitvoeren;
- •De staat op datum meedelen bij een verkoop (art. 3.94) binnen de wettelijke termijnen.
Is de vrijwillige syndicus persoonlijk aansprakelijk?
Ja. Zijn burgerlijke aansprakelijkheid kan in het gedrang komen bij elke beheersfout: laattijdige oproeping, geen prijsvergelijking, ontbrekende gebouwverzekering, vertraging bij een staat op datum. Het vrijwillige karakter van het mandaat vermindert die aansprakelijkheid niet. Een BA-verzekering "niet-professionele syndicus" is dus sterk aanbevolen — sommige gebouwpolissen bieden ze als uitbreiding.
Mag de vrijwillige syndicus worden vergoed?
De algemene vergadering kan hem een vergoeding toekennen, die in het schriftelijke contract moet staan. Die vergoeding is belastbaar. Veel kleine mede-eigendommen kiezen voor een bescheiden forfait dat tijd en kosten dekt.
Hoe verlicht u de taak van de vrijwillige syndicus?
De belangrijkste oorzaak van uitputting bij vrijwillige syndici is versnippering: brieven, rekenbladen, herinneringen, bewijsstukken. Documenten centraliseren, lastenafrekeningen automatiseren en oproepingen genereren met de juiste termijnen bespaart uren per maand en maakt het beheer juridisch veiliger.
Veelgestelde vragen
Gerelateerde artikelen
Oproeping algemene vergadering: termijnen, inhoud en model
Wettelijke oproepingstermijn voor de algemene vergadering in België, verplichte vermeldingen, verzendwijze en gratis model.
Stemmeerderheden op de AV: de volledige tabel (50 % + 1, 2/3, 4/5, eenparigheid)
Volstrekte meerderheid, 2/3, 4/5 of eenparigheid: welke meerderheid voor welke beslissing op de algemene vergadering? Tabel op basis van art. 3.88 Burgerlijk Wetboek.
Quorum van de AV: het dubbele quorum uitgelegd en wat als het niet wordt gehaald
Het dubbele quorum van de algemene vergadering (art. 3.87, § 5 Burgerlijk Wetboek): voorwaarden, berekening en de tweede vergadering zonder quorum.